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Colaboración con Portal (e-mail)

Colaboración con Portal (email)

Cuando disponemos de una carpeta sincronizada, disponemos de distintas opciones para compartirla y en este caso, comentaremos sobre la colaboración con otros usuarios vía email.

Para ello deberemos dirigirnos, o a nuestra carpeta compartida en el ordenador o bien desde el Portal directamente.

Para acceder a la configuración de colaboración desde nuestro PC (integración con escritorio) simplemente debemos pulsar sobre el fichero/carpeta sincronizado y seleccionar "Compartir esta carpeta":

 

Si estuviéramos conectados al portal vía web podríamos acceder al menú del siguiente modo:

 

Una vez hemos accedido a este menú, desde cualquier de los dos métodos anteriores, la configuración va a ser la misma a partir de ahora.

Tras lo comentado, veremos que se nos abrirá un pop-up para seleccionar la configuración para compartir, por lo cual como primer paso añadiremos la dirección e-mail:

 

Como se muestra en la imagen anterior, una vez hemos añadido al contacto tenemos un seguido de opciones para compartir, pero antes de nada debemos definir el tipo de autenticación:

  • Ninguno -> Se envía una notificación con la URL de acceso a los datos compartidos.
  • Correo electrónico -> Se envía una notificación con la URL de acceso a los datos compartidos, pero hay un paso intermedio de validación con PIN (que se remite también al correo).

 

Una vez definida la autenticación también podremos aplicarle los permisos que requiramos, entre los cuales podemos seleccionar:

  • Lectura
  • Lectura y Escritura
  • Sin acceso (no tiene utilidad)

A parte de la configuración de los permisos de visualización, también podemos definir permisos de "tiempo" de visualización:

  • Sin caducidad
  • Fecha máxima de uso

Para ambos casos, tanto permisos de visualización como de tiempo, se muestra a continuación un ejemplo:

colaboracion portal 3 Editada   colaboracion portal 4 Editada

Una vez seleccionados los permisos y realizada la configuración, deberemos pulsar sobre el botón "Guardar".

 

Tras esto se enviará un correo al e-mail configurado informando de que se le ha invitado a visualizar una carpeta:

colaboracion portal notificacin1 Editada

 

Una vez se reciba la invitación, el colaborador seleccionado deberá pulsar sobre el botón que se ve en la imagen anterior y le redirigirá a la carpeta compartida, pero en el caso de que se haya definido como método de Autenticación "email", previamente se nos dirigirá a una pagina de validación, en la cual se le solicitará un código.

Este código se envía al mismo correo como paso de seguridad. 
Cuando se disponga del código podremos introducirlo en la pagina de validación comentada:

 

Tras validar el PIN (en caso requerido) que hemos recibido al correo, nos permitirá acceder a la carpeta/archivos que nos han compartido, los cuales podremos visualizar vía web tal se indica a continuación:

 

Como ultimo punto, cuando queramos quitarle acceso a la carpeta al e-mail configurado como colaborador, simplemente deberemos desplegar "mas opciones" (los 3 puntos de la parte derecha) y seleccionar "Quitar":

 

Tras haberle quitado el acceso, el usuario del correo verá el siguiente mensaje: