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Manual Administrador Servicio OIGAA Meeting

Aquellos clientes que han contratado el servicio OIGAA Meeting Enterprise tienen acceso a la parte administrativa para poder crear y administrar sus propios usuarios y salas.

A continuación se detallan las acciones que se pueden realizar:

 

Acceso

Añadir usuario

Importar usuarios

Añadir dispositivo heredado

Modificar cuenta de usuario

Eliminar cuenta de usuario

Añadir sala de reuniones

Modificar sala de reuniones

Eliminar sala de reuniones

Controlar reunión

Llamadas actuales

Gestionar aplicaciones VidyoRoom

 

Acceso

Lo primero que debe hacer es abrir un navegador, Firefox, Chrome u otro, en su ordenador de sobremesa o portátil y escribir la dirección de Internet de su portal de videoconferencia seguido de “/admin”, "http://URL_Portal_Videoconferencia/admin", de esta forma accederá al portal de administración del servicio OIGAA Meeting Enterprise.

Login

El usuario que debe utilizar para validarse en el portal de administración ha de tener permisos de administrador.

Una vez validadas sus credenciales accederá al área de administración, desde la cual podrá administrar las cuentas de usuarios y las salas de reuniones.

Usuarios main

En estás pantallas solo aparecerán los usuarios habilitados, en caso de existir usuarios deshabilitados desmarque la casilla “habilitar” para poder verlos.

 

Añadir usuario

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Para dar de alta un nuevo usuario sitúese en la pestaña “usuarios”.

Usuarios main

Seleccione la opción “añadir usuario” del menú situado a la izquierda.

Al seleccionar la opción “añadir usuario” se abrirá una nueva ventana en la cual ha de rellenar los campos requeridos para dar de alta un nuevo usuario.

Usuarios Aadir

Tipo de usuario: seleccione el perfil que tendrá el usuario

Operator: usuario con derechos para crear otros usuarios y entrar al área de administración

Normal: seleccione este perfil para los usuarios que harán uso del servicio de videoconferencia

VidyoRoom: perfil que se configura cuando se utiliza un equipo de sala HD100

Executive: perfil no soportado

Nombre de usuario: introduzca un nombre de usuario sin espacios, por ejemplo "nombre.apellido". Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Contraseña: escriba una contraseña, el usuario la podrá modificar con posterioridad

Mostrar nombre: introduzca el nombre que desea se muestre durante una videoconferencia. Este puede ser el mismo valor que ha introducido en el campo “nombre de usuario” pero con espacios, por ejemplo "nombre apellido"

Dirección de correo electrónico: en este campo introduzca un correo electrónico valido del usuario ya que será el utilizado para recordar la contraseña

Extensión: introduzca un número, este valor se utilizará cuando equipos externos Endpoint quieran acceder a la sala de este usuario. Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Grupo: este campo permite cuatro opciones diferentes

Default: no soportado

Grupo[X]: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada)

Grupo[X]REC: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada), además incluye la posibilidad de grabar las videoconferencias

Invitado: no soportado

Proxy: en este campo configure “VP”

Etiqueta de ubicación: seleccione “Spain”

Preferencia de idioma: seleccione el idioma en el cual desea que aparezca el entorno de usuario, por defecto seleccione “Español”

Descripción: es posible introducir una descripción del usuario o la sala

Estado: si deshabilita esta opción el usuario no podrá acceder al servicio

Puede iniciar sesión en el portal de usuario: este campo no puede ser modificado

Para finalizar el alta pulse el botón “guardar”.

Al mismo tiempo que se crea el usuario se crea su sala de reuniones. Si lo desea puede configurar en este momento un PIN en la sala, para conocer como modificar las opciones de una sala siga las instrucciones "modificar sala de reuniones".

 

Importar usuarios

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Para importar usuarios debe estar situado en la pestaña “usuarios”.

Usuarios main

Seleccione la opción “importar usuarios” del menú situado a la izquierda.

Al seleccionar la opción “importar usuarios” se abrirá una nueva ventana donde ha de seleccionar el fichero csv que contiene los usuarios que desea importar. Una vez seleccionado el fichero pulse el botón “guardar” para comenzar la importación.

Usuarios Importar

 La estructura del fichero csv ha de ser la siguiente:

Username,Password,Displayname,Email,Extension,Group,Language,Description,Proxy,Location

A continuación se detallan los posibles valores de los campos:

Username: introduzca un nombre de usuario sin espacios, por ejemplo "nombre.apellido". Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Password: escriba una contraseña, el usuario la podrá modificar con posterioridad

Displayname: introduzca el nombre que desea se muestre durante una videoconferencia. Este puede ser el mismo valor que ha introducido en el campo “Nombre de usuario” pero con espacios, por ejemplo "nombre apellido"

Email: en este campo introduzca un correo electrónico valido del usuario ya que será el utilizado para recordar la contraseña

Extensión: introduzca un número, este valor se utilizará cuando equipos externos Endpoint quieran acceder a la sala de este usuario. Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos

Group: debe fijarse en los grupos que tiene creados en la herramienta de administración, pudiendo configurar solamente los que comienzan por grupo

Language: configure el idioma en el cual desea que aparezca el entorno de usuario, por defecto configure “es” para Español

Description: es posible introducir una descripción del usuario o la sala

Proxy: configure “VP”

Location: configure “Spain”

Una vez finalizada la importación aparecerá una ventana confirmando el número de usuarios importados.

Usuarios Importar Fin

 

Añadir dispositivo heredado

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Los dispositivos heredados son dispositivos de videoconferencia Endpoint, los cuales se desea formen parte del sistema para poder acceder a ellos de forma más sencilla y rápida. Para ello es necesario que desde internet nuestros servidores tengan acceso a estos dispositivos. De forma predeterminada es posible añadir hasta dos dispositivos heredados, si desea añadir más, contacte con nuestro departamento de soporte llamando al 902360305 o bien enviando un correo electrónico a soporte@voztele.com.

Para añadir un dispositivo heredado debe estar situado en la pestaña “usuarios”.

Usuarios main

 

Seleccione la opción “añadir dispositivo heredado” del menú situado a la izquierda.

Al seleccionar la opción “añadir dispositivo heredado” se abrirá una nueva ventana en la cual ha de rellenar los campos requeridos para dar de alta un nuevo dispositivo.

DispositivoHeredado

Los campos que ha de rellenar son:

Nombre del dispositivo heredado: nombre que desea darle al dispositivo, no afecta a como realizar la conexión

Extensión: en función del tipo de conexión que se ha de realizar hay que introducir un formato de llamada concreto: 

Antes del formato de la llamada hay que incluir un prefijo dependiendo del protocolo y de la resolución de vídeo 

SIP

016 --> Resolución CIF

017 --> Resolución SD

019 --> "sólo audio"

H.323

026 --> Resolución CIF

027 --> Resolución SD

029 --> "sólo audio"

El formato de la llamada dependerá del equipo a conectar:

En ocasiones si el acceso al dispositivo es directo no es necesario incluir ni el delimitador TCS4, ni la extensión.

Polycom -- ## --  [ProtocoloResolucion][Public_IP_Address]##[Ext_EndPoint]

LifeSize -- ## -- [ProtocoloResolucion][Public_IP_Address]##[Ext_EndPoint]

Tandberg-Cisco -- @ -- [ProtocoloResolucion][Ext_EndPoint]@[Public_IP_Address]

Sony -- # -- [ProtocoloResolucion][Public_IP_Address]#[Ext_EndPoint]

Codian -- ! -- [ProtocoloResolucion][Public_IP_Address]![Ext_EndPoint]

Para finalizar el alta pulse el botón “guardar”.

 

Modificar Cuenta de usuario

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Cuando necesite modificar alguno de los campos permitidos de ser modificados deberá seguir las siguientes instrucciones.

Seleccione la pestaña “usuarios” y a continuación seleccione "gestión de usuarios".

Usuarios main

Seleccione con el ratón el usuario deseado en la columna “nombre de miembro”.

Usuarios Modificacion

Los campos que pueden ser modificados son:

Tipo de usuario: seleccione el perfil que tendrá el usuario

Operator: usuario con derechos para crear otros usuarios y entrar al área de administración

Normal: seleccione este perfil para los usuarios que harán uso del servicio de videoconferencia

VidyoRoom: perfil que se configura cuando se utiliza un equipo de sala HD100

Executive: perfil no soportado

Nombre de usuario: introduzca un nombre de usuario sin espacios, por ejemplo "nombre.apellido". Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Contraseña: escriba una contraseña, el usuario la podrá modificar con posterioridad

Mostrar nombre: introduzca el nombre que desea se muestre durante una videoconferencia. Este puede ser el mismo valor que ha introducido en el campo “nombre de usuario” pero con espacios, por ejemplo "nombre apellido"

Dirección de correo electrónico: en este campo introduzca un correo electrónico valido del usuario ya que será el utilizado para recordar la contraseña

Extensión: introduzca un número, este valor se utilizará cuando equipos externos Endpoint quieran acceder a la sala de este usuario. Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Grupo: este campo permite cuatro opciones diferentes

Default: no soportado

Grupo[X]: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada)

Grupo[X]REC: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada), además incluye la posibilidad de grabar las videoconferencias

Invitado: no soportado

Proxy: en este campo configure “VP”

Etiqueta de ubicación: seleccione “Spain”

Preferencia de idioma: seleccione el idioma en el cual desea que aparezca el entorno de usuario, por defecto seleccione “Español”

Descripción: es posible introducir una descripción del usuario o la sala

Estado: si deshabilita esta opción el usuario no podrá acceder al servicio

Puede iniciar sesión en el portal de usuario: este campo no puede ser modificado 

Para finalizar pulse el botón “guardar”.

En caso de modificar el grupo y seleccionar el servicio de grabación, tiene que verificar que el campo “URL de retransmisión vía Internet” de la sala esta configurado, para conocer como modificar las opciones de una sala siga las instrucciones "modificar sala de reuniones".

 

Eliminar Cuenta de usuario

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Si desea dar de baja un usuario este deberá ser borrado del sistema. Para eliminar un usuario seleccione la pestaña “Usuarios” y a continuación seleccione "gestión de usuarios".

Usuarios main

Desde esta pantalla podrá eliminar uno o varios usuarios.

Para eliminar un usuario debe previamente seleccionar la casilla “eliminar” correspondiente al usuario que desea dar de baja y a continuación pulsar sobre el botón “eliminar”. Al eliminar un usuario automáticamente se eliminará también su correspondiente sala.

 

Añadir Sala de Reuniones

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Cada vez que se da de alta un nuevo usuario se crea de forma automática su sala de reuniones, pero es posible crear salas de reuniones adicionales, tantas como usuarios contratados tenga, no es posible crear más salas que usuarios contratados.

Como se explica en el apartado "eliminar sala de reuniones" es posible eliminar una sala de reuniones de un usuario, por tanto puede crear una sala adicional para otro usuario.

Para añadir una sala de reuniones seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “gestión de salas de reuniones”.

Salas Main 3

Al seleccionar la opción “añadir sala de reuniones” se abrirá una nueva ventana en la cual ha de rellenar los campos requeridos para dar de alta una nueva sala.

Salas Aadir

Los campos que se han de rellenar son:

Nombre de sala: nombre de la sala sin espacios

Propietario de sala: seleccione un usuario, el cual será el propietario de la sala

Extensión: introduzca un número, este valor se utilizará cuando equipos externos Endpoint quieran acceder a la sala de este usuario. Este valor ha de ser único y no pude estar repetido en la base de datos.

Grupo: este campo permite cuatro opciones diferentes

Default: no soportado

Grupo[X]: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada)

Grupo[X]REC: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada), además incluye la posibilidad de grabar las videoconferencias

Invitado: no soportado

Descripción: es posible introducir una descripción del usuario o la sala

Estado de sala: de forma predeterminada la sala está habilitada, no la deshabilite

PIN de sala: Para configurar un PIN seleccione el campo “Introducir nuevo PIN” e introduzca un valor numérico entre 3 y 10 dígitos.

Para finalizar pulse sobre el botón “guardar”.

 

Modificar Sala de Reuniones

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Cuando necesite modificar alguno de los campos permitidos de ser modificados deberá seguir las siguientes instrucciones.

Seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “gestión de salas de reuniones”.

Salas Main 3

Seleccione con el ratón la sala deseada en la columna “nombre de sala”.

Salas Modificacion

Los campos que pueden ser modificados son:

Nombre de sala: campo no modificable

Propietario de sala: campo no modificable

Extensión: campo no modificable

Grupo: este campo permite cuatro opciones diferentes

Default: no soportado

Grupo[X]: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada)

Grupo[X]REC: permite que en una o más de una sala X usuarios estén en videoconferencia simultáneamente (este valor corresponde a la modalidad contratada), además incluye la posibilidad de grabar las videoconferencias

Invitado: no soportado

Descripción: es posible introducir una descripción del usuario o la sala

Estado de sala: puede deshabilitar la sala para que el usuario no disponga de sala propia

PIN de sala: Para configurar un PIN seleccione el campo “Introducir nuevo PIN” e introduzca un valor numérico entre 3 y 10 dígitos.

URL de sala: puede generar un nuevo link de sala o eliminarlo pulsando el botón de color verde con el símbolo “+” o pulsando el botón de color rojo con el símbolo “-“ respectivamente.

Para finalizar pulse sobre el botón “guardar”.

 

Eliminar Sala de Reuniones

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Usted solo puede eliminar las salas adicionales de un usuario, nunca podrá eliminar su sala principal.

Lo que si puede realizar es deshabilitar la sala de un usuario, pero tenga en cuenta que a partir de ese momento ese usuario siempre se deberá incorporar a la sala de otro usuario cuando requiera realizar una videoconferencia.

Para conocer como deshabilitar una sala visite el apartado "modificar sala de reuniones".

Para eliminar una sala seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “gestión de salas de reuniones”.

Salas Main

Desde esta pantalla podrá eliminar uno o varias salas de reuniones seleccionando la casilla “eliminar” correspondiente a cada sala que desea eliminar y a continuación pulsar sobre el botón “eliminar”.

 

Controlar Reunión

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Deberá acceder a controlar una reunión siempre que necesite moderar a los participantes, iniciar una grabación o invitar a otros participantes durante una videoconferencia si el usuario propietario de la sala no pueda realizar estas tareas.

Para ello seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “gestión de salas de reuniones”.

Salas Main 3

Localice la sala que desea controlar y a continuación seleccione su enlace “controlar reunión”.

ControlarReunionC

Desde la parte derecha de esta ventana podrá realizar las siguientes acciones:

Invitar a otros…: introduzca el nombre de un usuario y una vez localizado pulse el botón “invitar” para enviarle una solicitud de conexión. Este podrá aceptarla o rechazarla en caso de estar presente delante de su equipo.

Grabando: puede gestionar la grabación de una reunión desde esta ventana, para ello primero seleccione que desea hacer, “grabar” solamente o “grabación y retransmisión vía Internet”. A continuación seleccione el tipo de grabación desea hacer: “audio”, “SD” o “CIF” y por último y una vez activo, pulse el botón de grabación.

Participantes: desde este apartado podrá moderar una reunión silenciando, deteniendo el vídeo o desconectando a todos participantes, o solo, a los participantes que desee.

Para finalizar el alta pulse el botón “guardar”.

 

Llamadas actuales

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Desde esta pantalla podrá ver un listado de las salas en las que se está manteniendo una reunión en el momento de realizar la consulta.

Para ello seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “llamadas actuales”.

Salas Main 3

En esta pantalla podrá ver un listado de las salas que están activas y de los participantes que están incorporados a ellas.

Llamadas Actuales

 

Gestionar aplicaciones VidyoRoom

Antes de continuar con las instrucciones, debe acceder al portal de administración.

Si dispone de algún equipo de videoconferencia HD100 de la marca Vidyo y lo tiene dado de alta, aparecerá en este apartado.

Para ello seleccione la pestaña “salas de reuniones” y a continuación la opción “Gestionar aplicaciones VidyoRoom”.

Salas Main 3

Desde esta pantalla podrá ver los dispositivos HD100 dados de alta, pudiendo comprobar si están conectados y seleccionando la IP del dispositivo acceder remotamente al equipo para administrarlo y configurarlo.

VidyoRoom2

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